员工离职时如何处理邮箱和历史邮件？

员工离职时应先冻结或撤销其访问能力，回收客户端授权和代理权限，再确认业务联系人、公共邮箱、邮件组、自动转发和未完成事项。根据组织留存要求，把需要继续处理的历史邮件安全转移给指定在职人员，并设置合规的离职自动回复或替代联系人，避免共享原账号密码。

完成交接和核验后再删除账号，并记录执行人、时间、接收人和数据范围。账号回收站、邮件转移和归档能力因版本而异，删除账号、删除域名或超过保留期都可能使恢复失败；涉及争议、审计或监管要求时，应先冻结并保全数据，不应为释放账号数而直接删除。